Porque integrar multifuncionais a sistemas de gestão
No atual cenário de transformação digital, a agilidade na troca de informações não é mais um diferencial, mas uma exigência para a sobrevivência e o crescimento dos negócios. É nesse contexto que surge a necessidade latente de conectar os equipamentos multifuncionais (MFPs) aos softwares de gestão documental e aos sistemas empresariais, como o ERP. A Lello defende que o outsourcing de impressão moderno deve ir além de simplesmente fornecer equipamentos. Acreditamos em uma abordagem integrada que une gestão inteligente da informação, infraestrutura de TI, soluções cloud e MFPs avançadas. Essa sinergia garante o controle rigoroso dos dados impressos e digitalizados e também, a escalabilidade necessária para o crescimento e a continuidade operacional do negócio. Optar por essa integração significa deixar de lado as soluções isoladas que geram gargalos. Com um ecossistema conectado, é possível diminuir redundâncias, impulsionar a automação de processos e elevar significativamente os níveis de colaboração e segurança da informação dentro da empresa.O que são multifuncionais integradas e como funcionam
Em sua definição mais básica, as MFPs são equipamentos versáteis que combinam recursos de impressão, cópia, digitalização e envio de fax em um único dispositivo. No entanto, uma multifuncional integrada vai muito além dessas funções isoladas. Os equipamentos modernos funcionam como verdadeiros portais de entrada e saída de dados, permitindo criar um fluxo de trabalho totalmente automatizado e inteligente. Na prática, o processo é simples para o usuário: ao pressionar um único botão no painel touch do terminal, a solução de impressão digitaliza o documento físico, utiliza tecnologias como o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para convertê-lo em um formato de texto editável e o roteia imediatamente para o destino correto — seja uma pasta de rede, um e-mail ou um repositório na nuvem previamente escolhido. Plataformas líderes de mercado, como o MyQ, potencializam essa experiência ao oferecerem conexão nativa com até 25 sistemas de gestão de documentos (ECM, ERP, entre outros). Isso permite que a extração de dados e o processamento dos documentos ocorram de forma automática e transparente logo após a captura no vidro da impressora.Benefícios da integração com gestão documental e ERP
A união entre o parque de impressão e os sistemas de gestão traz vantagens competitivas claras para organizações de todos os portes. Quando a digitalização se comunica ativamente com o ERP, a captura, o armazenamento e o gerenciamento de documentos digitais passam a ocorrer dentro do próprio sistema, otimizando as operações diárias e reduzindo custos operacionais. Entre os principais benefícios, destacam-se:- Fim do retrabalho: A integração elimina a inserção manual de dados. O sistema lê as informações da nota fiscal ou contrato recém-digitalizado e preenche os campos do sistema, aumentando a eficiência e liberando os colaboradores para atividades mais estratégicas.
- Informação centralizada e acessível: Com os documentos ligados ao ERP via APIs, todas as informações corporativas ficam em um único lugar. Isso reduz drasticamente a duplicidade de dados, facilita a busca por histórico de arquivos e ajuda a manter a empresa em conformidade com as regulações de proteção de dados (como a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados).
- Eficiência de ponta a ponta: Sistemas integrados criam uma verdadeira esteira digital. A automação de processos melhora a colaboração entre os departamentos, aumenta a segurança das informações trafegadas e reduz os custos associados a extravios e tempo de inatividade.
Digitalização e nuvem: multifuncionais como centro do fluxo de trabalho
A união entre a digitalização de documentos e a computação em nuvem transformou o papel das impressoras dentro dos escritórios. MFPs conectadas à nuvem permitem que os usuários digitalizem arquivos físicos e os enviem diretamente para serviços como o OneDrive, Google Drive ou pastas de rede corporativas, criando um fluxo de trabalho praticamente sem toque (touchless) e altamente dinâmico. A adoção de soluções baseadas em cloud também traz um benefício de infraestrutura gigantesco: a eliminação da necessidade de servidores de impressão locais complexos e custosos. Hoje, com apenas as impressoras multifuncionais e o uso de smartphones é possível viabilizar processos de impressão e digitalização de forma totalmente remota e segura. Um excelente exemplo dessa capacidade é a série de multifuncionais OKI MC700. Ela combina um software sofisticado com tecnologia avançada para controlar o manuseio dos arquivos, aumentando a produtividade das equipes e melhorando radicalmente a entrada, a produção e a saída de documentos no dia a dia corporativo.Como ocorre a integração: APIs, conectores e plataformas abertas
Mas, do ponto de vista técnico, como essas máquinas conversam com os softwares corporativos? A integração com ERP é geralmente viabilizada por meio de APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) ou conectores específicos. São essas pontes virtuais que permitem a comunicação bilateral entre o software de digitalização da impressora e o sistema de gestão. Assim, os documentos capturados são automaticamente vinculados aos registros e cadastros corretos dentro do sistema. Para facilitar essa comunicação, equipamentos de ponta, como os da série OKI MC700, utilizam uma plataforma aberta embarcada (como a sXP). Essa arquitetura possibilita a integração perfeita tanto com o sistema de desenvolvimento da própria empresa quanto com soluções consagradas de terceiros — a exemplo do PaperCut MF e do Drivve Image. O resultado é a garantia de captura, distribuição, gestão e saída de documentos de forma estruturada e eficiente. Além disso, muitas dessas multifuncionais oferecem interfaces de painel totalmente personalizáveis, permitindo que os ícones e atalhos se adaptem visualmente ao fluxo de gestão documental e às reais necessidades operacionais do negócio.Passos para implementar a integração nas empresas
Transformar o parque de impressão em uma extensão do seu sistema de gestão requer planejamento. Siga estes passos fundamentais para uma implementação de sucesso:- Avaliação do cenário atual: Mapeie as necessidades do negócio e audite o parque de impressão existente. Identifique quais processos manuais geram mais gargalos e demandam integração e automação urgentes.
- Escolha da solução ideal: Ao definir a tecnologia, leve em consideração a escalabilidade, a compatibilidade nativa com o ERP existente, a qualidade do suporte técnico e a presença de funcionalidades vitais, como o OCR, a automação de fluxos e a captura estruturada de metadados.
- Gestão de mudança e capacitação: A tecnologia só funciona quando as pessoas a utilizam. Invista em treinamento adequado para as equipes, pois a resistência dos colaboradores a novos processos é um dos desafios mais comuns em projetos de transformação digital.
- Execução e monitoramento: Estabeleça um cronograma de implementação em fases. Realize testes de integração exaustivos e mantenha um monitoramento próximo no período inicial para garantir que os dados estejam sendo capturados e vinculados corretamente aos sistemas destino.
