O que é leasing de impressoras
O leasing de impressoras é, essencialmente, um contrato de arrendamento mercantil. Nesse modelo, a empresa (arrendatária) utiliza os equipamentos de impressão que permanecem sob a propriedade de uma instituição financeira ou banco (arrendador) durante a vigência do contrato. A principal característica deste modelo é que a empresa paga mensalidades pelo uso do hardware, mas assume total responsabilidade pela operação. Isso significa que a manutenção de equipamentos, a obtenção de licenças de software e a contratação de suporte técnico ficam por conta do cliente. Ao final do período contratual, a empresa geralmente tem três opções: devolver as máquinas, renovar o contrato com equipamentos novos ou adquirir o parque de impressoras pelo seu valor residual. É uma opção atraente para quem deseja diluir o custo de aquisição, mas é preciso possuir uma equipe interna para gerenciar o dia a dia da impressão.O que é outsourcing de impressão
Por outro lado, o outsourcing de impressão vai muito além do simples fornecimento de máquinas, trata-se de uma terceirização de impressão completa. Neste modelo, a empresa contrata um provedor especializado, como a Lello, que assume a responsabilidade total pelo parque tecnológico. O provedor entrega as impressoras e multifuncionais e também gerencia de forma proativa a gestão de suprimentos (toners, tintas e peças), o monitoramento remoto e a manutenção preventiva e corretiva. O cliente paga uma mensalidade fixa (ou baseada no volume de páginas), o que garante alta previsibilidade orçamentária. Uma das grandes vantagens é a agilidade: se as necessidades da empresa mudarem, o provedor pode substituir os equipamentos por modelos mais modernos ou adequados à nova demanda sem a burocracia de um novo financiamento bancário.Principais diferenças entre leasing e outsourcing
Para facilitar a sua tomada de decisão, organizamos as principais distinções entre os contratos de impressão de cada modalidade na tabela abaixo:| PONTOS DE DISTINÇÃO | LEASING | OUTSOURCING |
| Manutenção e Suprimentos | Responsabilidade da empresa arrendatária (cliente) | Responsabilidade total do provedor (suporte e toners inclusos) |
| Atualização Tecnológica | Troca ocorre apenas ao fim do contrato ou renegociação | Flexibilidade para atualizar modelos conforme a necessidade |
| Serviços Adicionais | Geralmente limitado ao fornecimento do bem | Inclui softwares de monitoramento, gestão de cotas e relatórios |
| Estrutura de Custos | A mensalidade cobre apenas o uso. Insumos e reparos são extras | A mensalidade “all-in” (engloba máquina, insumos e suporte) |
| Foco da Gestão | Gestão de ativos financeiros | Gestão de produtividade e eficiência de processos |
Vantagens e desvantagens de cada modelo
Cada modelo de negócio possui particularidades que podem ser vantajosas dependendo do perfil da organização. O leasing de impressoras é, muitas vezes, visto como uma operação financeira que facilita a aquisição de ativos, enquanto a locação de impressoras via outsourcing é vista como uma solução de serviço focada em performance. Abaixo, detalhamos os prós e contras de cada escolha:| MODELO | VANTAGENS | DESVANTAGENS |
| Leasing | > Possibilidade de adquirir o bem ao final > Menor complexidade em termos de SLA de serviços | > Risco de obsolescência tecnológica > Custos variáveis com insumos e manutenção >Sobrecarga da equipe interna de TI |
| Outsourcing | > Redução de custos de até 30% > Gestão de suprimentos automatizada > Suporte técnico ágil e especializado > Gerenciamento centralizado de impressões | > Custo unitário pode ser maior para volumes baixíssimos > Dependência da qualidade de serviço do provedor |
Como escolher a melhor opção para sua empresa
Para definir entre outsourcing vs. leasing, é necessário avaliar critérios estratégicos que vão além do valor da parcela mensal. Considere os seguintes pontos:- Volume de impressão: Empresas com alta demanda se beneficiam drasticamente do outsourcing pela economia de escala e reposição automática de insumos.
- Necessidade de atualização: Se o seu negócio exige tecnologia de ponta constante (como scanners de alta velocidade ou segurança de dados avançada), o outsourcing oferece trocas mais simples.
- Capacidade de TI: Sua equipe interna tem tempo para trocar toners e chamar técnicos de reparo? Se não, a locação de impressoras com serviço completo é a solução.
- TCO (Custo Total de Propriedade): Não olhe apenas para a mensalidade. Some os gastos com papel, energia, toners, peças de reposição e o tempo gasto na gestão dos contratos de impressão. Na maioria das vezes, o outsourcing apresenta um TCO muito mais baixo.
